Beaucoup trop d’entrepreneurs se retrouvent ensevelis sous les documents. Il y a les contrats, les factures, les rapports, les feuilles de calcul, les demandes et les dossiers d’emploi, les polices d’assurance et les états financiers. La liste est longue. De l’important au minuscule, la mer de paperasse semble sans fin.
Mettre un peu d’ordre dans vos documents d’entreprise vous donne une clarté accrue sur ce que vous avez (et ce qui vous manque). Cela peut également vous donner un plus grand sentiment de contrôle sur le côté administratif de votre entreprise. De plus, vous serez moins stressé lorsque vous aurez réellement besoin de trouver quelque chose.
1. Obtenez les éléments dont vous avez besoin
La dernière chose que vous voulez est d’éparpiller tous vos papiers dans votre bureau pour vous rendre compte que vous n’avez pas ce dont vous avez besoin pour mettre de l’ordre dans ce chaos.
Avant même de toucher une page, assurez-vous d’avoir accès à ce dont vous aurez besoin. Ces éléments peuvent inclure :
- Déchiqueteur
- Dossiers de classement
- Classeur
- Étiqueteuse ou étiquettes
- etc.
Ce dont vous avez besoin peut varier en fonction de votre système existant, de votre entreprise et de vos objectifs. Le point est juste de s’assurer que vous êtes préparé pour la tâche avant de plonger directement dedans.
2. Créez un système
Considérez ceci comme votre règle d’or pour organiser la paperasse : le moins de fois, vous touchez un morceau de papier, le mieux c’est.
Cela signifie que vous devriez penser à un système de la façon dont vous voulez classer ces documents avant de commencer à les trier.
Comment voulez-vous les catégoriser ? Il existe de nombreuses options différentes pour catégoriser les documents et notamment selon leur typologie : avis de situation, facturation, ressources humaines, etc.
3. Commencez par une zone à la fois
Vous avez probablement des documents d’affaires rangés à plusieurs endroits différents. Il y a peut-être votre classeur, la pile croissante sur votre bureau, votre toile enchevêtrée de fichiers informatiques, plus tous les documents importants qui traînent dans votre boîte aux lettres électronique.
Cela peut sembler accablant, alors rendez le processus plus gérable en commençant par une zone à la fois.
4. Purgez les documents inutiles
Comment pouvez-vous savoir ce qui doit rester et ce qui doit partir ? Les exigences exactes peuvent varier en fonction du type de document, mais généralement, la » règle des sept ans » est une bonne règle à respecter.
Tout ce qui date de plus de sept ans peut assurément être jeté sans causer de problèmes pour votre entreprise.
5. Gardez l’accessibilité en tête
Une fois que vous avez éliminé le désordre inutile, il est temps de classer ce qui reste en utilisant le système et les catégories que vous avez établies ci-dessus.
Alors que vous rangez les papiers physiques, considérez à quel point vous avez besoin qu’ils soient accessibles.
Votre système de classement doit vous aider, plutôt que de créer des tracas supplémentaires. En faisant ces considérations, vous stockerez les choses d’une manière qui a le plus de sens pour votre vie professionnelle quotidienne.
6. Sauvegardez vos fichiers numériquement
Il y a beaucoup moins de papier physique impliqué dans la propriété d’une entreprise qu’auparavant, mais vous avez probablement encore beaucoup de documents tangibles que vous gardez stockés.
Cette étape est totalement facultative, mais elle peut vous aider à vous donner une certaine tranquillité d’esprit en sachant que vous serez toujours en mesure d’accéder aux informations dont vous avez besoin.
Pour toute la paperasse physique que vous stockez, envisagez de créer une sauvegarde numérique en numérisant les documents importants pour les stocker dans le cloud ou sur un disque dur externe, ou en ajoutant vos reçus dans QuickBooks.
7. Établissez un plan d’entretien
Il est décourageant de ne s’occuper de votre paperasse que lorsqu’elle est un fouillis ingérable. Donc, si vous ne voulez vraiment pas repasser par ce processus, réservez un peu de temps chaque semaine ou chaque mois où vous pourrez vous rattraper sur toute organisation liée au papier.
